Word lid

E-mail Migratie status

Uitvoering migratie: start 30 april 22:30 uur
en loopt door op vrijdag 1 mei

Status: We zijn op dit moment bij stap 7
Alle gebruikers moeten hun nieuwe wachtwoord gaan gebruiken!

Storing? Er zijn op dit moment geen storingen bekend.
Op dit moment wordt voor een beperkt aantal mailboxen nog een deel van de historie overgezet. Dit zal in de loop van de dag verder afgerond worden.

WAT VERWACHTEN WE VAN JULLIE?

We zijn op dit moment aan het verhuizen naar een andere hosting provider. De website is al enige tijd geleden verplaatst en vervangen door een spiksplinternieuw, mooi en modern exemplaar. Nu dat achter de rug is, gaan we ook onze mailomgeving verhuizen. Dat is wat ingewikkelder dan het verhuizen van de website en daarom willen we jullie van tevoren goed informeren over hoe dat proces zal gaan verlopen. Dan weet iedereen wat men kan verwachten, wat men wel en juist niet moet doen & hoe eventueel hulp kan worden ingeschakeld als er iets niet goed gaat.

We verwachten het volgende van jullie:

  • Houd je vv Baronie mailbox goed in de gaten de komende weken. Je ontvang uiterlijk 1 week voor de uiteindelijke migratie een nieuw wachtwoord per mail. Sla dit wachtwoord goed op. Je hebt dit nodig om na de migratie je mailbox te kunnen openen!
  • Zorg dat je van lopende zaken die geen vertraging mogen oplopen lokaal een kopie of notities hebt, zodat je daar mee verder kunt zonder dat je over je mailhistorie beschikt. Dit kan door mailadressen die je nodig hebt even lokaal op te slaan of schrijven, teksten uit mails te kopiëren en lokaal op te slaan of door vanuit je mailbox of webmail een of meerdere e-mails te exporteren en lokaal op te slaan.
  • Vanaf het moment dat de nieuwe mailserver ‘live’ gaat (in de nacht van donderdag 30 april op vrijdag 1 mei), gebruik je het nieuwe wachtwoord dat je hebt ontvangen om je mailbox te openen via webmail of in je mailprogramma (zoals bv Outlook, Thunderbird of Mail op je mobiel). Je oude ingestelde wachtwoord werkt niet meer, dus je mailprogramma zal zelf vragen om een nieuw wachtwoord. Voeg dit nieuwe wachtwoord dan toe. Ook via webmail moet je vanaf dat moment het nieuwe wachtwoord gebruiken. In principe hoef je alleen je wachtwoord aan te passen, maar mocht je het account helemaal opnieuw willen instellen dan kun je deze handleiding daarvoor gebruiken.
  • Je kunt nieuwe binnenkomende mail vanaf dat moment direct vanuit je nieuwe mailbox beantwoorden & zelf ook vanuit je nieuwe mailbox mails samenstellen en versturen.
  • Wacht rustig af tot wij op de achtergrond de historie uit je oude mailbox hebben overgezet naar de nieuwe.

  • Mocht je problemen ondervinden kijk dan altijd eerst even op deze pagina op de Baronie website. Mogelijk is het probleem al bij ons bekend. Is dat niet zo? Meld je probleem dan bij ons door een mail te sturen naar it@vvbaronie.nl, desnoods even met je privé e-mailadres).

Uitleg stappenplan migratie

Om ook wat meer inzicht te geven in wat er allemaal op de achtergrond gebeurt om deze migratie soepel te laten verlopen vind je hieronder het stappenplan dat doorlopen wordt in de uitvoering.

Het verhuizen van de mailomgeving zal in een aantal stappen verlopen:

  1. Afgerond – Start voorbereiding
    Opbouwen van nieuwe mailomgeving op nieuwe locatie

  2. Afgerond – Inrichting nieuwe omgeving
    Inrichten van alle bestaande mailadressen en mailboxen in de nieuwe omgeving met een nieuw wachtwoord voor alle gebruikers.

  3. Afgerond – Gepland 20 april 2026: Communicatie naar gebruikers
    Communiceren van nieuwe login gegevens naar alle gebruikers ter voorbereiding op de migratie. 

  4. Afgerond – Migratie start vanaf 22:30 uur donderdag 30 april en loopt door op 1 mei 2026
    Omzetten van de inkomende mail naar mailadressen van vv Baronie. Vanaf 22:30 uur op donderdag 30 april zal de oude mailomgeving tijdelijk even niet bereikbaar zijn omdat we op dat moment de omschakeling naar de nieuwe omgeving in gang gaan zetten. Gebruik de mail dan ook even niet. Nadat de omzetting afgerond is (naar verwachting rond 23:00 uur) gaat iedereen gebruik maken van de nieuwe mailomgeving van vv Baronie. Dat betekent dat webmail.vvbaronie.nl zal verwijzen naar de nieuwe mailomgeving. Vanuit een mailprogramma zoals Outlook gaat men dan nog naar de oude omgeving. Het is niet de bedoeling dat dit dan nog wordt gebruikt aangezien de historie nu overgezet moet gaan worden! Moet je toch mailen? Maak dan voorlopig alleen gebruik van de mail via https://webmail.vvbaronie.nl

  5. In uitvoering – 1 mei 2026: Overzetten historie mail
    Op de achtergrond wordt nu hard gewerkt om alle mail die op de oude mailomgeving in de mailboxen zit, de historie, volledig over te zetten naar de nieuwe mailomgeving. Alles zal worden overgezet, exclusief de prullenbak folder.
    Als je als gebruiker vroeg op de vrijdag (1 mei) inlogt op de nieuwe omgeving zul je dus waarschijnlijk een lege inbox aantreffen of een inbox met slechts een paar mails (die in de nacht van donderdag op vrijdag zijn binnengekomen). In de uren die volgen (met uitloop tot zaterdag 2 mei in geval van problemen) zal de mail vanuit de oude mailbox worden overgezet en zie je alle mail die je in de oude mailbox ook had weer verschijnen in de nieuwe omgeving. Ook wordt gekeken of eventuele adresboeken en signatures overgezet kunnen worden.
    STATUS: Op dit moment wordt voor een beperkt aantal mailboxen nog een deel van de historie overgezet. Dit zal in de loop van de dag verder afgerond worden.

  6. Afgerond – 1 mei 2026: Omzetten verwijzing naar nieuwe mailserver voor mailprogramma’s
    De verwijzing naar de nieuwe mailserver wordt nu ook omgezet voor IMAP-verbindingen vanuit mailprogramma’s zoals Outlook, Thunderbird en de iOS mail app. Als dit is gebeurd dan kan er ook weer gewerkt worden via mailprogramma’s zoals Outlook, Thunderbird en apps zoals de iOS mail app.
  7. In uitvoering – 1 mei 2026: Wachtwoorden aanpassen door gebruikers
    Dat betekent ook dat alle gebruikers die hun mailbox hebben toegevoegd aan een e-mailprogramma (zoals bv Outlook op Windows of Mail op iOS) een nieuw wachtwoord moeten gaan gebruiker. Dit wachtwoord heeft iedere gebruiker al eerder ontvangen in stap 3.
    Op die manier kunnen gebruikers dan de nieuwe omgeving gebruiken voor het lezen en beantwoorden van nieuwe inkomende mail.
    LET OP: Als het goed is dan zal de applicatie die je gebruikt voor e-mail (Outlook op laptop of een mail app op een mobiel) zelf direct vragen om een nieuw wachtwoord voor het ontvangen van e-mail. Vul dan je nieuwe wachtwoord in. Maar in bijna alle gevallen moet je nogmaals je nieuwe wachtwoord invullen op het moment dat je voor het eerst een mail gaat versturen. Je moet dit dus twee keer doen in totaal!

  8. Gepland 2 mei 2026: Migratie afgerond
    Vanaf dat moment gebruikt iedereen alleen nog de nieuwe mailomgeving, compleet met alle historie.

Er is voor deze aanpak gekozen omdat dit voor jullie als gebruiker het minst verstorend is, omdat er vrijwel geen onderbreking zal zijn in het kunnen versturen van mail vanuit je mailbox. Het alternatief zou zijn om 1-2 dagen (als alles goed gaat) helemaal geen toegang te hebben tot e-mail en dat is voor een deel van de gebruikers niet acceptabel. Ook in het geval we tegenslagen zouden hebben bij de verhuizing geeft deze aanpak de minste kans op verstoringen. We hopen op jullie begrip tijdens deze verhuizing, weet dat er op de achtergrond hard gewerkt wordt om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen.