Afgelopen maand is vv Baronie gaan werken met een nieuw communicatiesysteem. Hiermee is het voor onze vrijwilligers nog eenvoudiger geworden om berichten van leden, partners en externen efficiënt te behandelen.
Voor het nieuwe communicatiesysteem is door ons IT-Beheer team gekozen voor het product Zammad. Eind 2018 is het IT-Beheer team begonnen met het uitwerken van een plan voor dit systeem. Door de coronaperikelen was er ruimte om dit systeem in een ‘rustige’ periode te implementeren met een minimale impact.
Wanneer een e-mail gestuurd wordt naar bijvoorbeeld ledenadministratie@vvbaronie.nl, dan wordt er automatisch een ticket aangemaakt voor de ledenadministratie. Wordt er een e-mail gestuurd naar webbeheer@vvbaronie.nl dan wordt er een ticket aangemaakt voor het team dat de website beheert. Ook het contactformulier op onze website is gekoppeld aan het nieuwe systeem. Het is voor groepen eenvoudig om tickets naar elkaar door te sturen waardoor berichten snel behandeld kunnen worden door verschillende betrokkenen. Per e-mail zal je een bericht ontvangen wanneer er gereageerd wordt op een ticket.
Begin deze maand zijn alle commissies toegevoegd aan het nieuwe communicatiesysteem. In die periode zijn al een kleine 900 tickets aangemaakt. Het streven is om alle nieuwe tickets binnen een week te beantwoorden. Hierdoor krijgt iedereen snel het antwoord waar ze op wachten.
Voorheen werd door vrijwilligers gebruik gemaakt van losse mailboxen. Hierdoor was het voor vrijwilligers lastig om samen te werken. Er waren bijvoorbeeld mailboxen met honderden ongelezen berichten waardoor het overzicht verloren werd.
Alle berichten die open stonden in de mailboxen zijn door het IT-Beheer team geïmporteerd in het nieuwe communicatiesysteem. We gaan er vanuit dat dit nieuwe systeem snel geadopteerd gaan worden binnen onze vrijwilligersorganisatie.
Mochten er vragen en -of opmerkingen zijn over het nieuwe communicatiesysteem, dan kunnen deze gestuurd worden naar it@vvbaronie.nl. Het IT-Beheer team zal deze vragen vervolgens zo spoedig mogelijk beantwoorden.